המיתוס הראשון: עדיף שרואה חשבון מוסמך ינהל את מחלקת הנה"ח בחברה.

לא נכון

ראית חשבון וניהול חשבונות שייכים לאותה משפחה אך עדיין מדובר במקצועות שונים זה מזה עם הבדלים מהותיים. 

רב רואי החשבון לא בקיאים בטכניקות ניהול החשבונות ולא יורדים לרמת הפקודה, הם בוחנים את התוצאה הסופית ברמת המאזן ושם יגלו אם הנתונים הגיוניים או לא. מנהל חשבונות מקצועי יודע להסביר מה הדרך לתוצאה, כלומר לייצר דאטה שתבטיח דוחות כספיים תקניים. במילים אחרות, רואי חשבון יידעו לומר מה צפויה להיות התוצאה אך מנהלי החשבונות יידעו איך להגיע אליה.

בנוגע לתחום חשבות שכר, רואי החשבון מכירים את דיני העבודה באופן כללי אך יישום בתוכנות חישובי שכר ומעקב על תקינות התלושים מחייבים הבנה וידע מעמיק בדיני עבודה כולל העדכונים האחרונים, ניסיון פרקטי ביישום טכני של דיני עבודה בתוכנת השכר ועמידה בדרישות הרשויות לדיווח וטפסים. כל זה נמצא בתחום אחריותם של מנהלי החשבונות וחשבי השכר בעלי תעודת הסמכה בתוקף.

רו"ח מכירים את רשימת הדוחות שיש להגיש כל חודש וכל שנה לרשויות (מע"מ, ניכויים, מקדמות, דו"ח 126 שנתי, דו"ח 856 שנתי) אך בדרך כלל אינם בקיאים בטכניקות ההכנה והגשת הדוחות (הפעולות שמייצרות את הדאטה עבור הדוחות, האתרים הרלוונטיים לדיווח/שידור הדוחות, פורמט הקבצים וכדי). לעיתים קורה שהרגולטור דורש דוחות נוספים להגשה, משנה את הלו"ז או אופן הגשת הדוחות. לאחרונה זה קורה יותר ולצערי המקרים הללו נובעים בעיקר ממצבי חירום אשר שכיחים אצלנו בארץ (כמו לדוגמא מגפת קורונה, מלחמת "חרבות ברזל"). מי שאמורים להבין את השינויים בפועל וליישם אותם בעסקים הם מנהלי החשבונות וחשבי השכר בעסקים. דוגמה לדוחות/טפסים חדשים שיצאו רק לאחרונה זהו טופס 100 החדש לביטוח לאומי, טופס 161 החדש שעשה לא מעט רעש במדינה או דרישת מע"מ החדשה, מודל  "חשבוניות ישראל", לפיו יוקצו על ידי מע"מ מספרי חשבוניות עבור החשבוניות בסכום של מעל 25,000 ₪.

מסקנה: מי שצריך לנהל את העבודה הוא מי שהכי בקיא ויוכל לפקח על פעילות צוות הביצוע מכאן שיש לפתח את הידע ואת היכולות הניהוליות של מנהלי החשבונות, לחזק את מעמדם של מנהלי החשבונות הראשיים ולתת להם את כל הסמכויות הנדרשות לניהול תקין של הצוות.

המיתוס השני: הנהלת חשבונות הוא מקצוע "קל להשגה", לכן בדרך כלל עוסקים בו אנשים שלא מצאו את עצמם במקצוע אחר מתחום הכספים שמצריך השקעת זמן, מאמץ וכסף (לדוגמה ראית חשבון או מנהל עסקים). הנהלת חשבונות הוא מקצוע אפרורי ומשעמם ולכן בדרך כלל עוסקים בו בלית ברירה.

לא נכון (ברוב המקרים)

למה ברב המקרים ולא באופן מוחלט? כי במצבים מסוימים הבחירה להיות מנהל חשבונות זאת אלטרנטיבה ראויה אשר לא נעשתה כברירת מחדל. אם ניקח כדוגמה עולים חדשים בעלי תארים בתחום הכספים כמו כלכלה ומנהל עסקים אשר רכשו את השכלתם במוסד אקדמי בחו"ל במשך שנים, אותם עולים בעלי ידע רב ויכולת אנליטית מופלאה, מגיעים לישראל וצריכים להתפרנס לכן הבחירה הטבעית שלהם תהיה עיסוק בהנהלת חשבונות. חלקם ילמדו בהמשך את המקצוע הנחשק -ראיית חשבון או מנהל עסקים וחלקם יישארו בתחום הנהלת החשבונות ויתקדמו בו מתוך בחירה.

אמנם כדי לקבל תעודת מנהל חשבונות נדרשת תקופת הכשרה של חצי שנה- שנה אך מדובר במקצוע רווי נתונים הדורש למידה אינטנסיבית ואין לזלזל בו:

• חוקי מע"מ ומס הכנסה,
• דיני עבודה,
• חוק ביטוח לאומי,
• טפסים שונים של המוסדות,
• רשימת הדוחות למוסדות  ולו"ז הגשה שלהם,
• טכניקות ניהול חשבונות בתוכנות הנה"ח,
• התאמת ידע לשיטת הדיווח של החברה המנוהלת: Israeli GAAP, USGAAP, IFRS וגם למבנה של החברה מבחינת הרכב הון עצמי, כמות חברות קשורות, כמות הבנקים וכרטיסי אשראי, כמות העובדים וכדי

מה גורם לעובד להתמקצע או לעזוב את מקצוע הנהלת החשבונות?

• יש את אלה שמתחילים אך לא מתחברים למקצוע, אנשים אלה יפרשו כבר במהלך הקורס ללא קבלת תעודה. 
• אנשים נעדרי יושרה ומצפון הפנימי-  לא ימצאו את עצמם במקצוע הזה. אדם בעל תכונות אלה מהווה מכשול וסכנה לתרמית בחברה. כל מקצוע שעוסק בכסף מצריך יושרה ללא פשרות. "מטרת העל" של כל מגייס ומנהל מקצועי היא לזהות מועמד עם פוטנציאל למעשי זדון ולנטרל כל ניסיון שלו להצטרף לחברה.
• במהלך שנות עבודתי פגשתי אנשים עם תעודת מנהל חשבונות שהרגישו שהמקצוע הזה אפור ולא מדויק עבורם. הם טענו שהעבודה נעשית תחת לחץ ומצריכה לתת המון שעות נוספות, אינה מתוגמלת כראוי ואינה בשבילם. מה שחזר על עצמו אצל אותם אנשים הייתה העובדה שהם לא אהבו את כניסתם למקצוע, את הדרך ואת הליווי של המנהל המקצועי בפועל בתפקיד הראשון שלהם. החוויה הלא נעימה גרמה להם לרצות להתרחק מהמקצוע, לכן התפקיד של המנהל המקצועי בליווי מנהל החשבונות החדש הוא קריטי.
• כמו בהרבה ענפים, גם כאן המשכורת ההתחלתית אינה מתגמלת אבל קיים פוטנציאל אדיר להגיע למשכורות מאוד מכובדות ולהתמקצע בתחום כלשהו ספציפי שהכי מתחברים אליו.
• ניהול מותאם ומדויק ממלא את העובד במוטיבציה ואחריות שתתרום רבות למחלקה. ניהול לא תקין גורם לנטישת עובדים. המחקרים הרבים מראים כי איכות הניהול היא גורם הראשון בהחלטת העובד האם להישאר או לעזוב את המקום, עבור רבים זה יותר חשוב מהמשכורת והתנאים.
• במהלך ראיון העבודה כדאי לא למהר לפסול עובד שנראה בעינכם קשוב אך חסר התלהבות ותושייה. זכרו לפני הכל את הסיבה שבגללה הוא הגיע והיא הרצון להתפרנס. אפשר וצריך לגרום לעובד להנות מהמקצוע, זה משפר פלאים את איכות הביצועים שלו ושל המחלקה כולה. תהיו קשובים לצרכיו של העובד. עובד שידבר בראיון העבודה על תמיכה וליווי בכניסתו לתפקיד  ככל הנראה חווה בעבר חוסר שביעות הרצון בליווי המקצועי של המנהל הישיר שלו ואם לספק לו חוויה אחרת זה מה שיכול לשנות כליל את יחסו למקצוע. תשומת לב ויחס אישי יהפכו את העובד לחבר צוות נאמן במחלקה שלכם.

מסקנה: הנהלת החשבונות הוא מקצוע המאפשר קידום מקצועי וכלכלי.  הרעיון הוא לתת לעובד החדש שמצטרף לצוות, "גלישה" נעימה לתפקיד וללוות אותו מקצועית. מנגד, ההצלחה בתחום הנהלת החשבונות דורשת השקעה, יושרה ואחריות של העובד ולכן לא ניתן להגדיר את המקצוע בתור "פשרה" עבור העוסקים בתחום הכספים אלא כמקצוע מורכב ומכובד בו עוסקים לא מעט אנשים מתוך רצונם החופשי לעבוד ולהתקדם במקצוע הזה.

המיתוס השלישי: הכי טוב אם גיוס למחלקת הנהלת החשבונות ייעשה על ידי מנהלי כוח אדם ומגייסים המקצועיים בחברה או בחברת השמה.

לא נכון

מגייסים מקצועיים אמנם מומחים בגיוס עובדים מתאימים, אך מי שרוצה להגדיל מראש את אחוזי ההצלחה בקליטת עובד איכותי שגם יישאר לאורך זמן, כדאי שיצרף לתהליך הקליטה את המנהל המקצועי של צוות הנהלת החשבונות שלו.

אני אחדד את טענתי ואדגיש עוד יותר: חשוב ביותר שמנהל המקצועי יוביל את תהליך הגיוס !

אי אפשר לזלזל בהשפעה הרסנית של תחלופת העובדים במחלקת הנהלת החשבונות.

המחלקה חייבת לפעול באופן רציף כמנגנון משומן בו כל חלק תלוי בשני וכולם יודעים מה, מתי ואיך לבצע.

כל החלפת "חלק" כזאת מביעה לשיבושים במחלקה כולה, פוגעת ברצף עבודה, גורמת לפיגורים בעיבוד החומר ולא אחת מובילה לעיכובים בהגשת הדוחות.

מי שמבין את ההשלכות האלה ואחראי למנוע אותם הוא קודם כל המנהל המקצועי הישיר!

מנהל טוב מבין את הצרכים של המחלקה כדי להבטיח את תפקודה באופן תקין ורציף, מכיר את האווירה במחלקה ואת האנרגיה שלה. הוא יכול לבחון האם השתלבות העובד החדש תתבצע באופן קל וטבעי או יידרשו מאמצים נוספים כדי שהחלק החדש של "המנגנון" הזה, שנקרא מחלקה, יתחיל להיות חלק אורגני ממנה מהר ככל הניתן.

לא סוד שלא קיימת התאמה 100% בין המגויס הטרי לדרישות התפקיד. תמיד קיימים פערי ניסיון וידע ומי שיכול באופן מדויק לבחון האם ניתן להדביק את הפערים האלה תוך זמן קצר זה מנהל מקצועי בלבד. עליו גם  תוטל משימת שילוב העובד במחלקה והשלמת פערים באופן יעיל ביותר.

מסקנה: חשוב ויעיל ביותר עבור החברה לתת סמכויות ניהוליות מלאות למנהלי החשבונות הראשיים בגיוס העובדים למחלקה.

המיתוס הרביעי: למנהל החשבונות  קיימת אחראיות בלעדית על הפיגורים בניהול החשבונות של העסק כי זאת התוצאה של חוסר השקעה שלו בעבודה והיעדר ידע ויכולת לייעל את התהליכים במחלקה.

לא נכון

אם כי בכל כלל יש יוצא מן הכלל. יכול להיות מנהל חשבונות שכן אחראי במישרין על פיגורים בהנהלת החשבונות, אבל לאורך הקריירה שלי נתקלתי במעט מאוד מקרים של מנהלי חשבונות אדישים כל כך. בדרך כלל מדובר באנשים שיודעים לעבוד ומשקיעים מאמצים רבים ב"ליישר" את המערכת ולהדביק פערים גם אם מדובר בהשקעה של שעות נוספות על חשבון הזמן הפרטי שלהם. האמת המרה היא שלעיתים קרובות זה פשוט לא מספיק. שעות נוספות הן בכלל לא פרמטר להערכת מקצועיות, מסירות ואחריות העובד.  שנים רבות של ניהול מחלקות הנהלת חשבונות בחברות לימדו אותי להתייחס לשעות נוספות דווקא כאחד התסמינים של שיבושים בפעילות המחלקה. 

הסיבות לכך הן: 

• מחסור בכוח אדם במחלקה,
• חוסר איזון בלו"ז המחלקה שנובע מחלוקת משימות שגויה והיעדר סנכרון בין אנשי הצוות,
• חוסר ידע או/ו אי-הבנת המשימה על ידי עובד, הימנעות מלשאול את המנהל הישיר ו/או  עמיתיו בצוות,
• קושי מחלקתי ביחסי אנוש: אנשי הצוות נמנעים מלהציע עזרה לעמית מתקשה, במיוחד כאשר מדובר בעובד חדש במחלקה,
• בעיה אופרטיבית שקיימת בתהליך עבודה ומקשה על ביצוע המשימה.

כל אחת מהבעיות הללו נמצאת באחריותו הבלעדית של מנהל המחלקה. עליו לזהות סימני חוסר סנכרון וחוסר איזון ולפתור אותם במיידית וללא דיחוי.

לגבי הטענה השנייה על כך שמנהל חשבונות ראשי חייב למצוא פתרונות לייעול התהליכים בניהול החשבונות של החברה, אני רוצה לשאול אתכם: האם אתם סבורים שכל מהנדס תוכנה חייב להיות יזם סטארט אפ מוכשר עם פתרון טכנולוגי פורץ דרך? 

אני משוכנעת שאתם יודעים לבד את התשובה. 

רק מי שעוסק שנים רבות בשיפור תהליכים בעסק ידע לאבחן את מקור הבעיה, איזה פתרונות טכנולוגיים עומדים לרשותו ומי החברות והאנשים הרלוונטיים שיכולים לספק את הפתרון ולהתאים אותו באופן אופטימלי לעסק. 

מציאת פתרונות מתאימים על ידי פנייה לבעלי מקצוע רלוונטיים, הופכת את מנהל החשבונות לאחראי, מסור ואכפתי, הפנייה למיקור חוץ לא פוגעת כהוא זה בכישוריו המקצועיים.

מסקנה: הסיבות לאי-סדר בהנהלת החשבונות הן לאו דווקא עבודה לא מספקת של מנהל החשבונות עצמו. לעיתים עולים אתגרים טכנולוגיים ותפעולים ומנהל חשבונות ראשי אמור לדעת למי לפנות כדי להשיג פתרון אופטימלי לחברה.

המיתוס החמישי: מנהל החשבונות הפנימי הראשון בחברה הוא זה שחייב לבצע את העברת הנה"ח ממשרד החיצוני לניהול בתוך העסק ולבנות את מחלקת הנה"ח בתוך החברה כולל כל האינטגרציה שלה וזאת על רקע השינויים הארגוניים בחברה ועבודה שוטפת ורציפה שלו.

לא נכון

יש לא מעט חברות שמגייסות מנהל חשבונות ראשון בתוך החברה כפונקציה יחידה. עליו לבצע ניהול חשבונות שוטף, לפעמים גם להכין משכורות לעובדי החברה וגם להעביר את הנהלת החשבונות של החברה ממשרד החיצוני (אאוטסורסינג) לתוך העסק (אין האוס).עליו להקים את מחלקת הנהלת החשבונות בחברה עם כל האינטראקציה של המחלקה עם שאר המחלקות בחברה, לבנות מערך דוחות פנימיים ולו"ז עבודה. במקרים רבים עליו לגייס ולהכשיר עובדים חדשים. האם יש בנמצא מנהל חשבונות ברמה כל כך גבוהה אשר מסוגל לבצע את כל המשימות הללו במקביל?

מסתבר שלא מעט חברות מנסות להעסיק מנהל החשבונות "גיבור על" שיצליח לשלוט בכל החזיתות. תהליך הגיוס של עובד כזה יכול להימשך חודשים ארוכים ובתקופה הזאת הנהלת החשבונות תמשיך להיות מנוהלת על ידי משרד חיצוני, שככל הנראה כבר לא יהיה מסוגל לספק את איכות העבודה הנדרשת כי החברה גדלה ונוצר צורך להקים מחלקת הנהלת חשבונות פנימית. 

עוד נקודה שיש לתת עליה את הדעת היא שבעלי מקצוע ברמה כל כך גבוהה עולים לא מעט כסף. החברה צריכה להתחייב לעובד הבכיר עם הסכם העסקה ארוך טווח ובמשכורת גבוהה עבור המקצועיות והמיומנות שלו. והשאלה שעולה כאן היא: האם התחייבות להעסקת עובד כזה לאורך זמן עולה בקנה אחד עם יכולות החברה?

בנוסף, נוצרת בעיית ניגוד אינטרסים. מצד אחד, העובד המקצועי והמסור ישקיע את כל כולו  בהקמת המחלקה: יכניס שיטות עבודה יעילות, יגייס ויכשיר עובדים, יבנה מחלקה מתפקדת ויבצע את האינטגרציה שלה. במקביל, אחרי הקמת היסודות ובניית מחלקה איכותית, ישנו סיכוי סביר שאחרי שנתיים-שלוש של עבודה אינטנסיבית, במקום ליהנות מהפירות, מנהל החשבונות הראשי יתקל בתופעה לא נעימה כאשר נוצר הצורך לצמצם עלויות שכר (אין מה לעשות, זה טיבו של עולם העסקים) וחברה תחליט לגייס במקומו עובד פחות מנוסה ובמשכורת נמוכה יותר אשר "ינחת"  לתוך מחלקה מתפקדת ומסודרת. 

אכן סיטואציה לא הגיונית שככל שעובד משקיע ומתפקד טוב יותר בבניית המחלקה, כך הוא גורם ליותר אי-וודאות לגבי המשך ההעסקה שלו בחברה וזאת רק בגלל העלויות הגבוהות שהחברה נדרשת לשלם לו.

הקונפליקט שנוצר כאן בין העובד למעסיק יוצר אי נוחות בין העובד המשקיען לבין מקבל ההחלטות בחברה שנאלץ לשים את האינטרס הכלכלי של החברה מעל לכל שיקול אחר.

מסקנה: חסכו עוגמת נפש מעובדים טובים ומקצועיים, סכמו איתם שכר הוגן ומקובל על שני הצדדים, כזה שתוכלו להמשיך לשלם לאורך שנים. תנו לעובד היקף סביר של משימות. לעיתים קרובות אנשים מוכנים להתגמש בציפיות השכר תמורת עבודה בסביבה נעימה ונוחה ובשעות מקובלות. דרך אחת לעשות זאת היא הפרדה בין המשימות השוטפות למשימות הפרויקטוראליות בחברה. ניתן לייצר מנגנון לפיו משימות פרויקטאליות יועברו  לביצוע על ידי גורם חיצוני (אאוטסורסינג).

לסיכום:

אלו הם עיקרי המיתוסים הנפוצים בתחום הנהלת החשבונות אשר חוסמים עסקים מקבלת הנהלת חשבונות מקצועית ויעילה. הם באו כבסיס להקמת Top level bookkeeping.IL  עם הרעיון העיקרי לעזור לעסקים לייצר התאמה מושלמת בין ציפיות למציאות, להיפטר מהתפיסות המיושנות.

Top level bookkeeping.IL (TLB) הוקם כדי לבנות מהיסוד או לשנות הנהלת חשבונות קיימת ובכך להקל על החברות בעבודות הנהלת החשבונות הפרויקטוראליות ולשפר את הניהול השוטף.

הכל כדי שתרגישו בטוחים בהנהלת החשבונות שלכם ותגיעו לעבודה וגם תלכו הביתה עם חיוך על הפנים וחשק לחזור לכאן גם מחר (: