עשרות ארגונים כבר עברו להעסיק עובדים בדרך קלה יותר והעבירו את הפעילות שלהם למיקור חוץ או באנגלית "Outsourcing".
העברת הפעילות למיקור חוץ נועדה לחסוך מאמצי ניהול, אך האם ניתן לאפשר פטור מלא.
"מיקור חוץ" הוא שיטת ניהול מודרנית אשר בבסיסה עומד רעיון מרכזי של הוצאת מגוון פעילויות אשר אינן נמצאות ב-DNA של הארגון והעברתן לחברה אחרת או לקבלן מתוך מטרה להשאיר בארגון רק את ענייני הניהול הישיר, התפעול ופעילויות הליבה. שיטה זו מאפשרת לארגון מיקוד בתחום התמחותו, ושליטה טובה יותר על האגפים היצרניים בו".
לפני כ-20 שנים כשרק התחלתי את דרכי במקצוע הנהלת החשבונות והועסקתי במשרדי רו"ח, עברו תחת ידיי כמות לא מבוטלת של תיקי הנה"ח. לימים המשכתי לעבוד בחברות היי טק אשר צמחו והתפתחו בהדרגה עד שעלה צורך בהקמת מחלקות הנה"ח בתוך העסק. במילים אחרות, הנהלת החשבונות שלהן עברה ממשרד חיצוני לניהול פנימי, "in-house", ולי היה הכבוד ללוות אותן בתהליכים הללו. במשך השנים מצאתי את עצמי מגויסת ללא מעט פרויקטים מסוג זה.
הניסיון שצברתי בעולם החברות וגם בעולם מיקור החוץ גורם לי לזוז באי נוחות בכיסא, כי אני מגלה את הפער העצום בין ההגדרה האקדמית של "מיקור חוץ" לבין מה שקורה בשטח ועל כך ארחיב בהמשך.
מה קורה היום בתחום האאוטסורסינג, באיזה שלב ההתפתחותי השיטה הזאת נמצאת?
בהגדרה אקדמית של "מיקור חוץ" ניתן לבודד מספר טענות ואנו כאן כדי לבדוק עד כמה הן משקפות את המציאות (ספוילר: ממש לא תמיד).
הטענה הראשונה היא: "מיקור חוץ הוא שיטת ניהול מודרנית".
האמנם? בפועל, מיקור חוץ כשיטה קיים כבר עשרות שנים.
בעבר היחסית לא רחוק (שנות ה-60 – 70 של מאה ה-20) כאשר דובר על "חברה" אנשים ידעו כי מדובר בארגון עם בעלי מניות, מנהלים בכירים, סגל זוטר, משרד עם שטיח וטלפון קווי. סדרת הטלוויזיה "Mad Men" מתארת באופן ברור את יחסי הכוחות בתוך החברה דאז.
מה שאפיין את החברות בזמנו הוא מבנה ההיררכי קבוע. כל אחד ידע על איזה שלב בסולם הקריירה הוא ממוקם ולמה הוא יכול לצפות. הזמנים הללו מתאפיינים בקביעות ויציבות שאיננו מכירים היום. אנשים קמו בבוקר, התארגנו, נשקו את בן/בת זוג, נכנסו לאוטו או נסעו בתחבורה הציבורית לעוד יום במשרד אשר בסופו שבו הביתה כדי לטפל בענייני הבית, לנוח ולהתעורר למחרת ליום דומה לקודמו. החברה אליה השתייך העובד היוותה מעגל סגור של יחסים בין אישיים וסודות. פיטורין היו אז "הס מלהזכיר" ומי שבכל זאת פוטר נחשב לחסר מזל. מעבר מחברה לחברה נחשב היה כבגידה ושערורייה.
עולם העסקים שיקף את המוסר הכללי באותה תקופה. לדוגמה, הערך העליון היה יציבות משפחתית. גירושין לא היו אופציה, צנעת הפרט (לא מכבסים כביסה מלוכלכת מחוץ לבית) וכמובן ההיררכיה המשפחתית. הגבר הוא ראש המשפחה, מרוויח כסף ומספק את הצרכים של בני משפחתו, האישה מצידה עוזרת ותומכת בו, אימא לילדים שלו. קשה לנו לדמיין את זה אבל באותה תקופה לא יכלו להיווצר יחסי אאוטסורסינג, מאחר ובמהות שלהם הם פתוחים יותר.
בשנות ה-90 החלה היפוך מגמה. עם המצאת האינטרנט העולם הפך לפתוח יותר. עם התפתחות המחשבים ומערכות ההפעלה הכל הפך מהיר ונגיש יותר, אלו היו ניצניו של תהליך הגלובליזציה. המשפט "זמן שווה כסף" הפך למשפט מרכזי ביחסים בין אנשים ובתהליכים עסקיים. החברות התחילו להתייעל ולא רצו לבזבז זמן על מה שלא מכניס להן ישירות את הכסף. בתקופה זו החל גל פיטורין של עובדים שדרגת חשיבותם לא נחשבה גבוהה מספיק ומי שנשאר היו עובדים נחוצים. הסרט "The secret of my success" שיצא ב-1987 מעביר לצופים את האווירה העסקית של התקופה הזאת.
בתקופה זו חברות החלו להרחיב את גבולות היחסים העסקיים שלהן, זו הייתה דריסת הרגל של האאוטסורסינג בעולם העסקים.
ומה קורה היום? אנו חיים בעידן בו הגלובליזציה תפסה תאוצה רבה ששיאה היה בתקופת הקורונה. המרחק הפיזי שנכפה על אנשים יצר צורך מידי לפיתוח אמצעי תקשורת ושינוי בעולם העסקי כדי לשמור על תפקוד מלא ללא דרישה לנוכחות פיזית במשרד, ה-ZOOM השתלט על העולם שהפך לכפר אחד גדול בו כל חברה יכולה בקלות רבה להעסיק עובדים ממדינה אחרת בקצה השני של העולם. אחרי שהקורונה נעלמה מחיינו, מגמת השינוי נשארה. העובדים השכירים הרגישו שהם לא מוכנים לחזור לפורמט הקודם של יחסי עובד-מעביד, של עבודה משרדית מ-9:00-18:00 פלוס שעות נוספות והיעדרות ממושכת מהבית שבאה על חשבון החיים הפרטיים וחיי המשפחה. דה פקטו, העובדים השכירים בנו מערכת יחסים עם מעסיקיהם שדומה לאאוטסורסינג. החברות הבינו שמדובר בשיטה שעובדת ומכאן שהמעבר לעבודה בשירותי מיקור חוץ, היה קל ומתבקש.
אפשר לומר בפה מלא כי עולם העסקים של היום עובר לעבודה בשיטת האאוטסורסינג שהפכה לשיטת הניהול המובילה בעולם המודרני.
הטענה השנייה היא: "שיטת האאוטסורסינג מדברת על רעיון של העברת הפעילויות שאינן נמצאות בבסיסו של הארגון לחברה אחרת או לקבלן, מתוך כוונה להשאיר בתפעול ובניהול ישיר של הארגון רק את פעילויות הליבה שלו".
מערכת היחסים העסקית בין מעסיקים לעובדים הינה מסגרת מוסכמת של שעות וימי עבודה המבוססת על עמידה בלו"ז המשימות, דבר המאפשר לחברות לעבור בקלות רבה יותר לאאוטסורסינג.
המעבר לאאוטסורסינג היום הינו מהלך די בטוח. ההסכמים נחתמים עם סעיפי שמירת סודיות ואי-תחרות, הגנות סייבר משוקללות ואינטרנט מהיר ברב האזורים בעולם מאפשרים להעביר לאאוטסורסינג לא רק פעולות הנלוות אלא גם פעולות הליבה של העסק.
כאן אנו מגיעים למהפך שמתחולל ברגעים אלה אל מול העיניים שלנו.
על רקע האצת העברת פעילות הליבה של העסקים למיקור חוץ, נוצר צורך בחיזוק "הגרעין הניהולי" בעסק שמורכב מ-:
IT וסייבר, אדמיניסטרציה, וגם (איך לא?) הנהלת חשבונות וכספים.
כלומר מה שנחשב בעבר לפעילות משנית צובר תאוצה ומקום מרכזי בעסקים. וזה לא במקרה!
כאשר פעילות הליבה של העסק מתבצעת בין גורמים שונים במדינות שונות, נוצר צורך בחיזוק המערכות הפנימיות בחברה על מנת שיוכלו לנהל ולסנכרן את הגורמים האלה:
- IT וסייבר מבטיחים עבודה רציפה של הגורמים השונים המייצרים תוצר החברה במיקור חוץ ונמצאים במרחקים משמעותיים מהחברה. מחלקות IT אחראיות גם על תחום שתופס מקום מרכזי יותר ויותר מבחינת החשיבות שלו לכל בית עסק – ההגנות ממתקפות סייבר.
- אדמיניסטרציה אשר דואגת למעטפת תפעולית עבור כל הגורמים ולא משנה מה המרחק הגאוגרפי בניהם כמו: רכישת מחשבים וציוד היקפי, מתן כתובת מייל ייחודית, תאום ישיבות ופגישות, הזמנת כרטיסי טיסה לנסיעות עסקיות, הזמנת השתתפויות בכנסים בינלאומיים וכו'
- הנהלת חשבונות וכספים דואגת בין השאר לאיסוף, אישור וקליטת החשבונות של מיקור חוץ, ביצוע תשלומים לחו"ל בזמן ובאופן תקין מבחינת המיסים הבינלאומיים
הטענה השלישית היא: "שיטה מיקור חוץ מאפשרת לארגון להתמקד בתחום התמחותו, להשקיע את מרב המשאבים בכך, ולקיים מוטת שליטה יעילה על האגפים היצרניים בו".
מיקור חוץ מצמצם עלויות ומאפשר להתרכז בדברים חשובים ולא להתפזר לנושאים לא רלוונטיים, רק שהיום זה לאו דווקא נוגע בפעילויות נלוות בעסקים.
ככלל העסקים משקיעים משאבים גדולים בפעילות הליבה שלהם, משהו שאמור להחזיר להם את ההשקעה דרך מכירת המוצרים שלהם. הודות להתפתחות התקשורת והאינטרנט עסקים רבים מרגישים שהתחרות בכל תחום עיסוק רק הולכת וגוברת. כדי להתבלט בין המתחרים חייבים להיות הכי טובים במקצוע, לדעת לשווק ולרכוש את אמונם של הלקוחות הפוטנציאלים. הרף המקצועי עולה והחברות לא מפספסות הזדמנות לגייס מקצוענים במיקור חוץ מכל העולם במחירים סבירים.
בהעברה למיקור חוץ דווקא פעילות ליבה טמון החיסכון האמיתי!
באותו זמן הפעולות הנלוות שמרכיבות את "הגרעין הניהולי" נשארות בעסק, כולל הנהלת חשבונות ויש לכך שתי הסיבות העיקריות:
- עבודת "הגרעין הניהולי" (שירותי הנהלת חשבונות, IT ואדמיניסטרציה) מורכבת מכמות גדולה של משימות ותת-משימות המצריכות זמינות וניידות מרבית עבור העסק. ריבוי משימות לביצוע במיקור חוץ מייקר אותן משמעותית וזה הופך את המעבר למיקור חוץ ללא משתלם
- ידע וניסיון במדינה ספציפית בה פועלת חברה מחייב בהעסקת מקצוענים בתחום IT ,אדמיניסטרציה והנהלת החשבונות ממדינת הימצאות מטה החברה
בעולם של היום חשוב מאוד להשאיר את "הגרעין הניהולי" בתוך העסק, זו הדרך להגביר שליטה על פעילות הליבה המבוצעת ברחבי העולם בשיטת מיקור חוץ.
Top level bookkeeping.IL הוקם בתור עסק במיקור חוץ לשירותי הנהלת החשבונות וייחודיות שלו בכך שהוא פועל במטרה לחזק את מחלקות הנהלת החשבונות הפנימיות בחברות כרכיב ב"גרעין הניהולי" וזאת כדי לאפשר לחברות לבצע משימות באופן יעיל, קל ומדויק ולהתאים את עצמן לעולם העסקי המשתנה במהירות.